Một số điểm mới cơ bản về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Một là: Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman. Nếu như trước đây phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 thì hiện nay đã quy định cụ thể phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Hai là: Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản. Thay vì dược phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 (đối với giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển) thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm).  Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành Phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.

Ba là: Đối với tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể hơn về tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương, đó là: “Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở”.

Ảnh minh họa

Bốn là: Đối với cỡ chữ của tên loại văn bản, trước đây theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, tên loại văn bản hành chính chỉ được thực hiện bởi duy nhất 01 cỡ chữ là 14. Nay, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc trình bày tên loại văn bản hành chính có thể là cỡ chữ 13 hoặc 14.

Năm là: Đối với việc trình bày căn cứ ban hành văn bản hành chính nghị định quy định là chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “chấm”. Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định thể thức và kỹ thuật trình bày đối với “tiểu mục” mà trước đây không có văn bản nào quy định, hướng dẫn, cụ thể là: “Tiểu mục và số thứ tự của tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm”.

Sáu là: Về vị trí đánh số trang của văn bản hành chính được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

Bảy là: Về chữ ký số của cơ quan, tổ chức thì hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở các vị trí nêu trên là khác nhau, cụ thể là:

Đối với văn bản chính, chữ ký số của cơ quan, tổ chức “là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái”.

Đối với văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử: “­Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen”

Đối với văn bản số hóa: “­Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản,  thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây…) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.”

Chín là: Đối với nơi nhận văn bản, theo hướng dẫn của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì chỉ có Công văn là loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất (gồm từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc) và Tờ trình có thể có nơi nhận ở phần thứ nhất. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định 03 loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất là: Tờ trình, Báo cáo và Công văn.

Mười là:  Về thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành, trước đây, không có văn bản nào quy định cụ thể việc trình bày thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành mà chỉ được thể hiện ở mẫu 1.3 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Nghị định 30 quy định cụ thể việc trình bày thành phần này, bao gồm: Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…-… ngày … tháng… năm…) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

Trên đây, là một số điểm mới cơ bản về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, những điểm mới này đã khắc phục được những khó khăn, vướng mắc và những điểm chưa hợp lý trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính, giúp công chức, viên chức thuận lợi hơn trong quá trình tham mưu soạn thảo văn bản./.